随着信息技术和网络技术的日益发展，办公自动化进程进一步加快，无纸化办公已经成为办公现代化的主要内容，随之产生了大量的电子文档。信息中心利用信息化办公，对处室电子档案进行整理、归档。
1.制定电子文档的管理标准
电子文档的记录格式、载体形式区别于纸质文档，不仅外形上不同，在处理方法、管理内容上也相差甚远所以必须根据电子文档的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文档的登记、命名、归档鉴定、收集、防护、安全及专利维护等各项标准的制定，可以参照纸质档案的某些做法，但又不能照搬。如电子文档在形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文档的归档质量，生成电子文档与专用软件必须一同归档;对已经归档的电子文档的管理，应有严格的制度和有效的技术措施，以确保信息的原始性、真实性和完整性等。
2.确定电子文档的归档方式
电子文档的归档方式有逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上，将电子文档的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中，电子文档能提供相关部门有效利用和处理。该方法适用于具有稳定可靠的网络环境和严容安全管理措施的单位。
3.明确电子文档的归档内容
(1)确定电子文档的归档范围。这是保证电子档案质量的关键。电子文档的归档范围有文字材料、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。
(2)明确归档时间。电子文档的归档时间一般有年度归档、阶段归档等，可视具体情况而定。因涉及电子文档的技术环境条件，存储介质的质量、寿命等问题，归档时间一般以不超过2-3个月为宜。
(3)归档份数。一般拷贝两套，保存一套，借阅一套。即使在网上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存。这样可以提高安全性和可靠性。
(4)归档要求。要遵从归档各阶段的规定，准确说明配套的软硬件环境。
(5)归档方法。将最终版本的电子文档存入磁、光载体介质上，也可压缩归档，采用数据压缩工具对电子文档进行压缩，然后刻入磁、光载体介质上。一般在局域网或其他网络上进行备份操作，就可将归档的电子文档存放在磁、光载体介质上。归档的电子文档格式尽可能使用通用标准，归档后要进行一致性的测试
4.将电子文档与纸质文档同步归档
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制“即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存储装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项中著明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录备注项中著名相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
5.档案人员知识结构的变革迫在眉睫
身处在信息时代的档案工作人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好自身知识的更新、引进、消化、适应信息技术的成果。
电子文件管理已经成为信息时代文件档案部门面临的新任务，我们应从办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档工作纳入办公自动化和信息管理的工作程席。增强档案管理、档案法制意识，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享作出应有的贡献。
杭锦后旗职业教育中心
巴彦淖尔应用技师学院
2025年5月9日
